Sodininkų bendrijos apskaita: Excel lentelė ar programa?

Dauguma sodininkų bendrijų apskaitą tvarko Excel lentelėje, kurią prieš daug metų sukūrė vienas iš pirmininkų. Kol bendrija nedidelė ir lentelę pildo vienas žmogus, to užtenka. Tačiau keičiantis pirmininkui, augant sklypų skaičiui ar atsiradus vandens skaitikliams, lentelė tampa rizika.

Ką bendrija turi apskaityti

Pagal Sodininkų bendrijų įstatymą:

• Pajamos – nario mokesčiai, tiksliniai ir kaupiamieji įnašai, kitų asmenų įmokos, pajamos iš turto ir veiklos – apskaitomos vadovaujantis Buhalterinės apskaitos įstatymu (24 straipsnis).
• Narių ir kitų asmenų registravimo knyga – vardas, pavardė, kontaktai, sklypo plotas, valdymo pagrindas, įstojimo ir išstojimo datos (21 straipsnis).
• Metinė ūkinės ir finansinės veiklos ataskaita narių susirinkimui ir sąmatos įgyvendinimas (18 straipsnis).
• Pažymos sodininkams apie atsiskaitymą su bendrija, pvz. parduodant sklypą.

Kasdieniame darbe tai reiškia: kas kiek turi sumokėti, kas kiek sumokėjo, kiek liko skolingas – kiekvienam sklypui ir bet kuriai dienai.

Kur Excel dažniausiai suklumpa

• Įmokų suvedimas rankomis. Banko išrašą tenka peržiūrėti eilutė po eilutės ir atspėti, už kurį sklypą mokėjo „J. Petraitienė“ be jokios paskirties.
• Formulių klaidos. Viena perrašyta formulė ar nukopijuota eilutė – ir skolų suma neteisinga, bet niekas to nepastebi.
• Viena kopija viename kompiuteryje. Sugedus kompiuteriui ar pasikeitus pirmininkui, istorija dingsta arba lieka keliose skirtingose versijose.
• Sąskaitos ir priminimai. Kiekvienam sklypui sąskaitą tenka ruošti atskirai, o priminimus skolininkams – rašyti rankomis.
• Prieiga. Buhalteris, revizorius ir valdyba mato skirtingas lentelės versijas, o sodininkas savo skolos sužino tik paskambinęs.
• Asmens duomenys. Lentelė su visų narių kontaktais siunčiama el. paštu ir nežinia kur lieka.

Ko ieškoti programoje

1. Sklypų ir savininkų sąrašas su nario ir ne nario požymiu, plotais ir kontaktais, importas iš jūsų Excel.
2. Mokesčiai pagal bendrijos taisykles – fiksuoti sklypui, už arą, atskirai nariams ir ne nariams, vienkartiniai tiksliniai įnašai.
3. Sąskaitos su įmokos kodu el. paštu ir spausdinimui.
4. Banko išrašo įkėlimas ir automatinis įmokų priskyrimas sklypams.
5. Skolų sąrašas ir priminimai.
6. Prieiga pagal roles – pirmininkui, buhalteriui, revizoriui (tik peržiūra).
7. Sodininko puslapis, kuriame jis pats mato savo sąskaitas ir skolą.
8. Duomenų eksportas – kad bet kada galėtumėte pasiimti savo duomenis.

Programa nepakeičia buhalterio

Svarbu atskirti dvi dalis. Sodininkų atsiskaitymų apskaita (sąskaitos, įmokos, skolos pagal sklypus) – tai, ką geriausiai daro specializuota programa. Buhalterinė apskaita (didžioji knyga, darbo užmokestis, finansinės ataskaitos) – tai buhalterio darbas jo naudojamoje apskaitos programoje. Gera bendrijos programa palengvina buhalterio darbą: įmokas ir sąskaitas jis gauna tvarkingame Excel faile, o ne iš sąsiuvinio.

Kaip pereiti nuo Excel

1. Sutvarkykite sąrašą: viena eilutė – vienas sklypas, atskiri stulpeliai numeriui, savininkui, telefonui, el. paštui, plotui, narystei.
2. Įkelkite sąrašą į programą ir patikrinkite, ar teisingai atpažinti stulpeliai.
3. Įveskite pradinius likučius – skolas ar permokas pereinamąją dieną, kad istorija nenutrūktų.
4. Aprašykite mokesčius pagal paskutinio susirinkimo sprendimą.
5. Išrašykite sąskaitas ir pirmą sezoną palyginkite rezultatus su senąja lentele.

Sodija – programa sodininkų bendrijai

Sodija sukurta būtent šiam darbui: sklypų sąrašą įkeliate iš savo Excel, aprašote mokesčius, išrašote sąskaitas su įmokos kodu, įkeliate banko išrašą – įmokos priskiriamos sklypams pačios, o skolos apskaičiuojamos automatiškai. Sodininkai savo sąskaitas mato telefone per asmeninę nuorodą, o sklypų sąrašą ir įmokas bet kada atsisiunčiate Excel formatu.