Sodininkų bendrijos narių susirinkimas: šaukimas, kvorumas ir balsavimas
Pranešimo terminai, kvorumas, pakartotinis susirinkimas, balsavimas raštu ir protokolas – pagal Sodininkų bendrijų įstatymą.
· 3 min. skaitymo
Narių susirinkimas – aukščiausias sodininkų bendrijos organas. Tik jis gali tvirtinti sąmatą ir mokesčius, rinkti valdybą ir revizorių, keisti įstatus. Jei susirinkimas sušauktas ar pravestas pažeidžiant įstatymą, jo sprendimus galima ginčyti, todėl verta žinoti pagrindines taisykles.
Kada susirinkimas privalomas
Eilinis narių susirinkimas turi būti šaukiamas kiekvienais metais, ne vėliau kaip per 4 mėnesius po finansinių metų pabaigos. Jei finansiniai metai sutampa su kalendoriniais – iki balandžio 30 d. Neeiliniai susirinkimai šaukiami prireikus (įstatymo 16 straipsnis).
Ne vėliau kaip likus 10 dienų iki eilinio susirinkimo valdymo organas privalo parengti bendrijos veiklos ataskaitą: praėjusių metų apžvalgą, svarbiausius įvykius ir veiklos planus (17 straipsnis).
Kas gali inicijuoti
Iniciatyvos teisę turi:
- bendrijos valdymo organas (pirmininkas arba valdyba);
- 1/10 bendrijos narių;
- revizijos komisija (revizorius).
Susirinkimą šaukia valdymo organas savo sprendimu. Jei inicijuoja nariai ar revizorius, jie pateikia paraišką su priežastimis, darbotvarkės pasiūlymais ir sprendimų projektais, o susirinkimas turi įvykti per mėnesį. Jei valdymo organas per mėnesį nesprendžia jo sušaukti, susirinkimą gali sušaukti daugiau kaip 1/10 narių arba revizorius patys.
Kaip ir prieš kiek dienų pranešti
Ne vėliau kaip prieš 14 dienų iki susirinkimo nariai turi būti informuoti dviem būdais vienu metu:
- skelbimu skelbimų lentoje ar kitose gerai matomose sodo teritorijos vietose;
- informuojant visus narius elektroninių ryšių priemonėmis (el. paštu, SMS).
Pranešime nurodoma vieta, laikas, darbotvarkė ir siūlomų sprendimų projektai arba kur su jais galima susipažinti.
Jei darbotvarkėje yra valdymo organo rinkimas ar atšaukimas, įstatų keitimas, skolinimasis, reorganizavimas, pertvarkymas ar likvidavimas, kiekvienam nariui turi būti pranešta asmeniškai – raštu, pasirašytinai arba elektroninių ryšių priemonėmis, o pranešimas papildomai skelbiamas skelbimų lentoje ir bendrijos interneto svetainėje, jei ji yra.
Išsaugokite įrodymus, kad pranešėte: skelbimo nuotrauką su data, išsiųstų laiškų sąrašą. Dokumentai, patvirtinantys pranešimą, turi būti pridedami prie protokolo.
Kvorumas
Susirinkimas gali priimti sprendimus, kai jame dalyvauja daugiau kaip pusė bendrijos narių. Į dalyvaujančius įskaičiuojami ir nariai, iš anksto balsavę raštu įstatuose nustatyta tvarka.
Jei kvorumo nėra, susirinkimas laikomas neįvykusiu. Ne anksčiau kaip po 14 dienų galima šaukti pakartotinį susirinkimą ta pačia darbotvarke – jam kvorumo reikalavimas netaikomas.
Kaip priimami sprendimai
| Klausimas | Reikia balsų |
|---|---|
| Dauguma klausimų (sąmata, mokesčiai, ataskaita, valdybos rinkimai) | Daugiau kaip 1/2 dalyvaujančių narių |
| Lėšų skolinimasis, reorganizavimas, pertvarkymas, likvidavimas | Daugiau kaip 2/3 visų bendrijos narių |
| Sprendimai raštu nesušaukus susirinkimo | Daugiau kaip 2/3 visų bendrijos narių |
Kiekvienas narys turi vieną balsą, nepaisant to, kiek sklypų valdo. Narys gali dalyvauti per įgaliotą asmenį – užtenka paprastos rašytinės formos įgaliojimo, kuriame nurodomas terminas, teisės ir klausimai.
Balsavimas paprastai atviras. Slaptas balsavimas privalomas, jei jo pageidauja bent vienas narys ir tam pritaria daugiau kaip 1/10 dalyvaujančių.
Dalyvių sąrašas ir protokolas
- Dalyviai registruojami pasirašytinai dalyvių sąraše; už atstovaujamą narį pasirašo įgaliotinis. Sąraše nurodomi ir iš anksto raštu balsavę nariai.
- Susirinkime išrenkamas susirinkimo pirmininkas ir sekretorius – jie pasirašo protokolą ir dalyvių sąrašą.
- Protokolas turi būti parengtas ir pasirašytas per 10 darbo dienų.
- Prie protokolo pridedama: dalyvių sąrašas, įgaliojimai, išankstinio balsavimo raštu dokumentai ir pranešimo apie susirinkimą įrodymai.
Trumpas kontrolinis sąrašas
- Valdymo organo sprendimas sušaukti susirinkimą, darbotvarkė ir sprendimų projektai.
- Veiklos ataskaita – ne vėliau kaip prieš 10 dienų (eiliniam susirinkimui).
- Pranešimas – ne vėliau kaip prieš 14 dienų: skelbimų lenta ir el. paštas ar SMS visiems nariams.
- Dalyvių sąrašas, įgaliojimai, išankstinio balsavimo biuleteniai.
- Kvorumo patikrinimas (daugiau kaip 1/2 narių).
- Protokolas per 10 darbo dienų ir sprendimų paskelbimas įstatuose nustatyta tvarka.
Kaip padeda Sodija
Sodijoje laikomas visų sklypų savininkų sąrašas su el. pašto adresais ir telefonais bei narystės požymiu, todėl lengva matyti, kiek narių bendrijoje yra ir kiek reikia kvorumui, o sąrašą galima atsisiųsti Excel formatu pranešimams išsiųsti ir dalyvių sąrašui parengti. Susirinkime patvirtintus mokesčius vėliau įvedate programoje ir išrašote sąskaitas.